Оплата питания сотрудников: виды, ндс и программы питания

Многие работодатели заботятся о персонале и предоставляют им различные корпоративные бонусы. Один из них – оплата питания сотрудников. Компания либо организовывает бесплатные обеды, либо компенсирует расходы на покупку продуктов. Для работников это практически всегда большой плюс, поскольку компенсируется часть их собственных трат. Для руководителей это также преимущество.

Питание – хороший инструмент для удержания опытных подчиненных и привлечения к сотрудничеству квалифицированной рабочей силы. Головная боль возникает только у бухгалтерии. Проблема в том, как грамотно оформить и вписать такие расходы в налоговую отчетность, чтобы у контролирующих структур не возникло вопросов по компенсации за питание сотрудникам.

Виды организации питания

Существует ряд способов, как организовать питание сотрудников за счет предприятия:

предоставление компенсации

заказ доставки горячей еды

заключение соглашения со столовой, которая расположена вблизи, на полный или частичный расчет за питание

покупка продуктов

открытие кафе или столовой на территории предприятия

Каждый из перечисленных способов имеет преимущества и недостатки. Любой из вариантов также создаст проблемы для бухгалтерии. Более эффективное решение, которое одновременно позволяет контролировать бюджет и избегать проблем с налоговой предлагает Everyx.

Программа питания

Предполагает безналичный расчет в ресторанах, столовых, кафе и других заведениях сферы общепита, а также оплату за услуги служб доставки по всей территории страны. Everyx изготовит карты питания. Деньги, которые на них будут содержаться, расходуются только на покупку еды. Карты неименные и не требуют многоуровневой активации. Могут выдаваться всем работникам или выборочно. Имеют специальные настройки использования. Подходят для организаций, в штате которых от 10 до 5000 и более человек. Стабильно работают через платежную систему «Мир» по всей территории РФ.

Оплата питания сотрудников с помощью карт имеет и другие преимущества. Everyx работает с более 10 тыс. ресторанами и кафетериями. Сервис быстро интегрируется в рабочую среду предприятий всех форм собственности. Имеет интуитивно понятный интерфейс и удобный личный кабинет с гибкими настройками. Предполагает удобную форму отчетности для администрации и бухгалтерии.

Бухучет трат на питание: что учитывается при налогообложении

Согласно положениям ТК РФ, для контроля взаимоотношений между работодателем и подчиненными в разрезе питания разрабатывается коллективный договор. Документ призван решать все вопросы в этом направлении. При его наличии бухгалтерский учет сведений о стоимости оплаты питания сотрудникам зависит от способа реализации:

Кухня на предприятии

помещение переоборудуется для возможности готовки. В договоре отражается пункт о выделении комнаты для приготовления еды. Он также позволяет обосновать траты на переоснащение пространства. Потраченные средства учитываются как «Прочие расходы».

Оплата питания сотрудников по договоренности с заведением сферы общепита

в договоре отражаются условия оказания услуг. Расчеты между заказчиком и кафе прописываются на общих основаниях. Для учета оплаты питания сотрудникам используется строка «Расчеты с подрядчиками и поставщиками» на основе 223-ФЗ.

Доставка питания

кейтеринг используют многие предприятия. Для его оформления предусмотрено три способа. Компания оплачивает услуги фирмы – затраты учитываются, как расходы на обеды. Работодатель покупает продукты и перепродает их – операции отражаются в «других доходах и расходах» или в «продажах». Организация покупает продукты и безвозмездно кормит подчиненных – учет ведется по строке «Материалы».

Что касается оплаты питания сотрудников деньгами, также существует 3 варианта. Самый простой – дотации, т.е. выдача наличных для расчета в заведении общепита, с которым заключено соглашение. Здесь выплаты осуществляются за счет чистого дохода. Если организованы доплаты на питание, средства включаются в расходы на оплату труда, при условии, что это отражено в соглашении. При использовании компенсации, подчиненные самостоятельно решают, как они будут питаться. Такой вариант освобождает от необходимости заключать соглашение со столовой. Оплата питания сотрудников прописывается в коллективном и трудовом соглашении. С помощью отдельного внутреннего акта устанавливается величина компенсации.

НДС

Объектом обложения НДС являются операции по реализации товаров, работ, услуг (подп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ). Реализацией товаров, работ или услуг признается передача на возмездной основе права собственности на товары, результатов выполненных работ одним лицом для другого лица, возмездное оказание услуг одним лицом другому лицу (п. 1 ст. 39 НК РФ).

При этом, по разъяснению Минфина России, если в соответствии с условиями договора, заключенного организацией с предприятием общественного питания, организация не является покупателем услуг общественного питания, а только оплачивает (полностью или частично) предприятию общественного питания за работников приобретенные ими услуги общественного питания

То у организации не возникает реализации услуг общественного питания своим работникам в смысле, придаваемом этому понятию ст. 39 НК РФ, и, соответственно, объекта налогообложения НДС, предусмотренного пп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ (Письмо от 01.09.2023 N 03-07-11/83493).

При предоставлении работникам компенсации на питание компания не реализует им товары, работы или услуги. Поэтому суммы компенсации на питание НДС не облагаются (письма Минфина России от 23.10.2017 № 03-15-06/69405, от 02.09.2010 № 03-07-11/376).

НДФЛ и страховые взносы

Сумма оплаты питания сотрудникам, в том числе тем, кто работает по вахтовому методу, считается облагаемой НДФЛ прибылью. Чтобы ее рассчитать, необходимо определить величину дохода каждого, кто входит в штат. Легче всего это сделать, если фирма организовывает комплексное бесплатное питание всех служащих по одинаковой цене. Здесь прибыль равна стоимости обеда.

Если можно персонифицировать прибыль, это будет учитываться при выплате НДФЛ. Например, при выдаче талонов для получения питания каждому лицу. Минфин разъясняет, что доход всех работников можно вычислить на основе суммы питания из расчета на одного из них.

Даже если обеды организованы в форме шведских столов, прибыль также можно рассчитать на основе общей суммы питания и данных из журнала учета времени работы. Если создание персонифицированного учета при оплате питания сотрудников невозможно, облагаемый налогом доход не появляется, что подтверждается несколькими официальными письмами Минфина.

Что касается страховых взносов, освобождение от них возможно при выдаче питания или довольствия спортсменам, спортивным судьям и персоналу от физкультурно-спортивных организаций. Данная норма также распространяется на продукты, которые предоставляются военнослужащим.

Оплата питания сотрудников